В статье раскрывается опыт внедрения электронного документооборота в строительной отрасли, выявление ключевых барьеров, таких как дефицит квалифицированных кадров, несовершенство отечественного программного обеспечения (ПО), высокие затраты на технологическую модернизацию. Приведен обзор функционала ПО. Предложены рекомендации по внедрению исполнительной документации.

Ключевые слова: цифровая трансформация, цифровые технологии в строительстве, кадровый дефицит.

Введение

Современные реалии требуют новых решений, процессы ускоряются, внедряются новые технологии. В условиях внедрения и распространения цифровых технологий современное общество переживает масштабные изменения и трансформации, затрагивающие все сферы экономики и производства.

Строительная отрасль, являясь одной из ключевых для развития инфраструктуры и обеспечения устойчивого роста экономики, не остается в стороне от изменений.

Цифровизация в строительстве становится не просто инструментом оптимизации, а необходимым условием конкурентоспособности, позволяющим решать сложные задачи в условиях растущих требований к качеству, срокам и стоимости проектов.

Цифровая трансформация строительной отрасли позволяет менять подходы к проектированию, управлению ресурсами и взаимодействию между участниками процессов. Она обеспечивает не только ускорение работ, но и повышение их точности. Автоматизация рутинных процессов высвобождает время для решения стратегических задач, а цифровые двойники объектов позволяют прогнозировать риски еще на этапе планирования.

Актуальность обосновываетсязаинтересованностью Президента и Правительства Российской Федерации в цифровой трансформации общества в целом, что затрагивает и строительную отрасль в частности.

Современный этап цифровой трансформации характеризуется переходом от традиционных методов управления к цифровым решениям, что позволяет обеспечить эффективность, качество и прозрачность процессов.

Внедрение ПО

После издания Распоряжения Правительства РФ от 27 декабря 2021 г. № 3883-р «О стратегическом направлении в области цифровой трансформации строительной отрасли, городского и жилищно-коммунального хозяйства РФ до 2030 г.» в компании ООО ГК «СУ-555» встал вопрос выбора программного продукта для ведения исполнительной документации в электронном виде.

В феврале 2022 года после рассмотрения отечественных платформ (МАТРИКС, «Адепт», Exon, АЛТИУС, HARDROLLER, ЦУС, BuildDocs, AverDoc, MStroy и АС СКИД) выбор был сделан в пользу BuildDocs.

Рис. 1. Проекты ООО ГК «СУ-555»

Выбор был обусловлен несколькими основными причинами:

– простой и понятный интерфейс;

– доступная цена;

– техническая поддержка 24/7;

– выделение компанией BuildDocs на каждый объект специалиста по внедрению и сопровождению в помощь инженерам производственно-технического отдела;

– клиентоориентированное руководство и вся команда в целом.

При этом все заказчики ООО ГК «СУ-555» работали в системе Exon.

Внедрение программного обеспечения вызвало недовольство со стороны сотрудников компании непосредственно на объектах строительства. Коллеги, привыкшие к бумажным документам, саботировали ведение исполнительной документации в электронной форме. Им было сложно перестроиться на новые цифровые рельсы, особенно сильно это было заметно у старшего поколения. Только после твердого решения руководства компании процесс внедрения программного обеспечения был принят сотрудниками на местах.

При освоении электронной площадки сотрудниками компании данное нововведение получило одобрение с их стороны.

Интерфейс BuildDocs

Для каждой организации создается административный аккаунт, владелец которого занимается управлением проектами, интеграцией для проектов.

В системе создается справочник работ в соответствии с разделами рабочей документации, что облегчает последующее формирование и проверку комплектов исполнительной документации.

Документарий — это место хранения всех документов, используемых при формировании исполнительной документации. Все документы под рукой в любом месте.

В системе реализована возможность отправить акт на предварительную проверку (для лиц, не являющихся подписантами акта) и на подписание (для лиц, являющихся подписантами). В случае выбора варианта «Отклонить» у проверяющего/подписанта появляется окно для внесения комментариев. После того как в этом окне комментарий внесен, он отображается в общем перечне во вкладке «Журнал замечаний».

В связи с тем, что заказчики ООО ГК «СУ-555» работали в системе Exon, возникли критически важные задачи по передаче и получении ими нашей исполнительной документации. При решении острого вопроса о подписании Акта о приемке выполненных работ по форме КС-2 для получения денежных средств за выполненные работы выяснилось, что направленная заказчику исполнительная документация не дошла и соответственно речь об оплате не идет, а это миллиарды!

Как оказалось, исполнительная документация из системы BuildDocs направлялась заказчику по API в Exon, но по ряду причин Exon не поддерживала данный интерфейс. После долгих разбирательств (на чьей стороне ошибка и в какие сроки устранят) с января 2023 года компания перешла на систему Exon.

Главная причина перехода — интеграция с информационной системой управления проектами государственного заказчика в сфере строительства (ИСУП), что обеспечивает возможность автоматически передавать данные в ИСУП.

На данный момент в системе Exon в работе 24 проекта.

Рис. 2. Проекты ООО ГК «СУ-555»

Рассмотрим основные функциональные возможности Exon, необходимые для сдачи исполнительной документации.

Модуль ПИР (проектно-изыскательные работы) для работы с проектной и рабочей документацией. Возможности:

– согласование документации и подписание электронной подписью (ЭП);

– сравнение документов методом наложения и синхронный просмотр версий;

– инструмент управления задачами;

– инструмент «Графические замечания».

Модуль ИСР (иерархическая структура работ) для визуализации графика работ. Возможности:

– настраиваемое отображение на диаграмме Ганта, включая суточный план;

– детальный учет выполненных работ;

– построение S-кривой проекта;

– анализ отставаний и работ, которые не были приняты по актам;

– работа с контрольными точками в рамках проекта и портфеля;

– 4D-планирование, включая подсветку отставаний на модели.

Модуль ИТД (исполнительно-техническая документация) для работы с исполнительной документацией. Возможности:

– ведение общего журнала работ (ОЖР) в электронном виде;

– ведение журнала входного контроля и спецжурналов в электронном виде;

– согласование и подписание с помощью ЭП и машиночитаемой доверенности (МЧД) актов исполнительной документации (ИД);

– согласование и подписание с помощью ЭП и МЧД исполнительных схем и чертежей.

Модуль «Стройконтроль» для контроля качества строительных работ. Возможности:

– фиксация нарушений и контроль их устранения;

– подписание предписаний с помощью ЭП и МЧД;

– ведение четвертого раздела ОЖР;

– аналитика по устранению замечаний.

Модуль «Актирование» для формирования первичной учетной документации. Возможности:

– согласование сметы контракта;

– автоматическое сопоставление версий смет;

– конструктор актов — инструмент формирования первичной документации;

– формирование, согласование и подписание документации: актов по форме КС-2, справок по форме КС-3, корректировочных актов, журналов учета выполненных работ по форме КС-6а.

Модуль «Аналитика» для сбора данных для анализа ключевых метрик. Возможности:

– анализ прогресса и отклонений от общей стоимости, а также статусная модель контрольных точек;

– общая аналитика проектной и рабочей документации;

– учет и статусная модель исполнительной документации;

– отображение динамики инспекций и замечаний;

– динамика оплаты по актам по формам КС-2 и КС-3.

Модуль ЦИМ для управления цифровой информационной моделью (ЦИМ). Возможности:

– просмотр информации в диспетчере наборов элементов;

– сравнение версий модели;

– просмотр информации в инструменте «Замечания»;

– просмотр сводной модели;

– загрузка, хранение и согласование ЦИМ;

– атрибутивная проверка модели.

Модуль ОТиТБ (охрана труда и техника безопасности). Возможности:

– формирование актов проверок и актов об устранении нарушений по охране труда;

– проведение проверок по чек-листу;

– хранилище и проверка наличия документации по охране труда;

– назначение инспекторов по охране труда от заказчика и ответственных от подрядчика.

Модуль ERP (Enterprise resource planning — планирование ресурсов предприятия) для ведения управленческой и финансовой отчетности. Возможности:

– учет доходов и расходов по проекту с разбивкой на плановые и фактические показатели;

– учет поступлений и полученных авансов с привязкой к статьям бюджета;

– учет платежей по проекту с привязкой к статьям бюджета как для текущего проекта, так и для всех остальных;

– расчет прибыли и рентабельности, формирование денежного потока по проекту в разрезе периодов.

В процессе внедрения электронного документооборота в ООО ГК «СУ-555» руководство компании воочию столкнулось с теми сложностями, о которых говорилось выше.

Это было недоработанное программное обеспечение, саботирование процесса цифровой трансформации организации на местах.

В ходе процессов внедрения и применения информационных технологий в ведении исполнительной документации были приняты и реализованы эффективные решения, после чего процесс интеграции пошел более слаженно и был успешно использован на местах.

В процессе применения электронных платформ было выявлено их несовершенство, которое привело к затруднению рабочих процессов и получения оплаты за введенные объекты.

Это тот опыт, который получают организации в период внедрения электронного документооборота. Это первые шаги, которые в будущем помогут другим компаниям и организациям осуществить этот процесс в более короткие сроки и с большей эффективностью.

На основе вышеизложенного можно сформулировать следующие рекомендации по внедрению исполнительной документации:

1. Интегрировать информационное моделирование строительных объектов (BIM-моделирование — Building information modeling) в формирование исполнительной документации для автоматического формирования ИД из цифровых модулей;
2. Использовать искусственный интеллект (AI — Artificial intelligence) для проверки корректности заполнения документов;
3. Разработать ПО для ресурсоснабжающих организаций и интегрировать его для онлайн-согласования;
4. Создать единую информационную систему в строительстве для проверки и хранения документации;
5. Создать цифрового двойника объекта для удаленного контроля строительства;
6. Обеспечить совместимость с системами Евразийского экономического союза, а также с системами экспорта документации в форматах, соответствующих международным стандартам;
7. Полностью отказаться от бумажной исполнительной документации, заменив ее цифровыми решениями с AI, блокчейном и BIM. Это ускорит процессы согласования, снизит коррупционные риски и повысит прозрачность строительной отрасли.